Beruházási menedzsment és kivitelezési osztály
Az osztály feladatai:
• A beruházások éves listájának kidolgozása szükségletek és lehetőségek alapján, amely megfelel a jogi előírásoknak ahhoz, hogy szerepeljen a programban, és ezeknek az elemzése és jóváhagyása a szakmai bizottságok által, majd a helyi önkormányzat általi jóváhagyás,
• Éves költségvetési tervek kidolgozása és az elkövetkező 4 évre vonatkozó becslések készítése a Gazdasági Igazgatóság kérésére,
• A beruházási célokhoz tartozó felelős személyek kijelölése,
• Az éves beruházási lista alapján a nyilvános beszerzési terv kidolgozásának javaslata,
• A helyi önkormányzat által jóváhagyott beruházási munkálatok értékének negyedéves bontása,
• A felelősök által a beruházások megvalósításához tartozó ütemtervek kidolgozása,
• A finanszírozás megnyitása az éves beruházási listán szereplő célokra, valamint a források felhasználásának nyomon követése az elfogadott kereteken belül,
• A projektterv és a koncepciós jegyzetek kidolgozása a beruházási célokhoz,
• Indoklási jegyzék elkészítése, a közbeszerzési információs űrlap kitöltése, és ezek átadása a közbeszerzési osztálynak a tervezési/ kivitelezési szerződések kiírásához,
• Az építési engedély kérése; a kivitelező által benyújtott terv fázisok (SF vagy DALI) átvétele, a projekt elemzése a tervezési feltételek betartásának ellenőrzésére, a szükséges engedélyek meglétének vizsgálata,
• A dokumentáció véleményezésének megszervezése: SF, DALI, a műszaki-gazdasági bizottság előzetes véleményezése a tervező jelenlétében; részvétel a műszaki-gazdasági bizottságban a beruházási munkálatok dokumentációjának ellenőrzésében,
• A műszaki-gazdasági indikátorokkal kapcsolatos indoklás, szakmai jelentés és határozati javaslat kidolgozása,
• Az SF vagy DALI átvételének és a számla átvételének protokollja a tervezőtől,
• Munkamegbeszélések szervezése a beruházási felelősökkel a projektek végrehajtásának nyomon követése érdekében, felmerült problémák megvitatása,
• A műszaki terv és végrehajtási részletek átvétele, a tervezési dokumentációs tartalom megfelelőségének ellenőrzése,
• A projektek ellenőrzése a 10/1995. sz. építési törvény és az 50/1991. sz. törvény szerint a minőségellenőrzés és építési engedélyezés szabályai szerint,
• Az építési engedély kérése,
• A közbeszerzési információs űrlap kitöltése és benyújtása a közbeszerzési osztálynak az építőipari munkák közbeszerzési eljárásához és a munkaszerződés kidolgozásához,
• Részvétel az ajánlatok értékelésében,
• A projekt, építési engedélyek és egyéb szükséges dokumentumok átadása a kivitelezőnek és a helyszíni irányítónak,
• A munkafázisok végrehajtásának nyomon követése, az engedélyek és szükséges dokumentumok ellenőrzése,
• Az építkezés során alkalmazott anyagok és alkatrészek újrahasznosításának nyomon követése,
• A kötelező fizetési részek ellenőrzése az építési hatóság felé,
• A tervezővel, kivitelezővel és a helyszíni vezetővel való folyamatos kapcsolattartás a munkák előrehaladásáról,
• A kivitelezési munkák ütemtervéhez való igazodás, és az építési engedély és szerződés szerint történő végrehajtás biztosítása,
• A jogszabályi változások szigorú nyomon követése, különös tekintettel a kiigazításokra és a kivitelezési költségek változására,
• A munkaterületen történő heti rendszeres ellenőrzés és a kötelező felülvizsgálatokban való részvétel,
• A projekt módosításai esetén a szükséges intézkedések megtétele a közbeszerzési osztályon keresztül az új munkahelyek kiírásához,
• A projekt módosításainak bejegyzése és a szükséges építési engedélyek és dokumentációk átadása a helyi önkormányzati osztálynak,
• A pénzügyi kiadások és költségvetési nyomon követés és az előirányzatok figyelemmel kísérése,
• A beruházási lista módosításának előterjesztése, ha szükséges,
• A kivitelezési és végső átvételi bizottság kijelölése és megszervezése,
• A befejező munkák és végső átvétel megszervezése,
• A garanciális időszak alatti munkák minőségének nyomon követése,
• A műszaki könyv átvétele a helyszíni vezetőtől és az adminisztráció átvétele,
• A projekt teljesítésének igazolása és a kivitelezővel és a helyszíni vezetővel való dokumentáció átadása,
• A közbeszerzési hatóságoknak való bejelentés és kapcsolattartás,
• A közművek rögzítése és nyilvántartása a könyvelési feladatokhoz,
• A végső átvétel elvégzése a jótállási időszak után,
• Részvétel a végső átvételi folyamatban,
• Statisztikai jelentések készítése a saját beruházásokhoz,
• A jóváhagyott beruházásokkal kapcsolatos levelezés kezelése.
Kapcsolat
0266 218 145Alegységek
Közbeszerzési részleg
Általános célja a közpénzek lehető legnagyobb hatékonysággal történő felhasználása, valamint a közbeszerzési szerződések kiírásának alapelveinek betartása, amelyek a Székelyudvarhely polgármesteri hivatala számára szolgáltatásokat nyújtó közbeszerzésekre vonatkoznak.
Feladatok a közbeszerzési dokumentáció előkészítésében vagy koordinálásában:
- A közbeszerzési eljárás lebonyolítása az éves beruházási listán szereplő projektek megvalósításához, miután azok jóváhagyásra kerültek.
- A közbeszerzési eljárás lebonyolítása az éves beszerzési programban szereplő termékek, beleértve a nem forgalmazható eszközöket is, beszerzése érdekében, miután az jóváhagyásra került.
- A közbeszerzési eljárások lebonyolításához szükséges dokumentáció előkészítése és azok lefolytatása a hatályos jogszabályoknak megfelelően.
- Az alkalmazandó közbeszerzési jogszabályok előírásainak ellenőrzése, amelyek a különböző közbeszerzési tevékenységekre vonatkozó határidőket rögzítenek, és biztosítja, hogy az eljárások a meghatározott időkeretekben történjenek.
- A jogszabályok által előírt egyeztetési kötelezettségek teljesítése az előírásoknak megfelelően, mielőtt a közbeszerzési eljárásokat kiírják.
Feladatok a nyilvánosság biztosítása tekintetében:
- A közbeszerzési dokumentáció elkészítése az érvényes jogszabályoknak megfelelően.
- A közbeszerzési dokumentációban szereplő információk, követelmények, utasítások pontos megadása, hogy a pályázók teljes és világos tájékoztatást kapjanak a közbeszerzési eljárás lebonyolításáról.
- A közbeszerzési szerződések és keretmegállapodások átláthatóságának biztosítása.
- A szándéknyilatkozatok, részvételi felhívások és az elbírálási értesítők közzététele.
- A közbeszerzési eljárások dokumentumainak továbbítása az érintetteknek, figyelembe véve a vonatkozó jogszabályokat és belső szabályozásokat.
Feladatok a közbeszerzési eljárás végrehajtása és lezárása tekintetében:
- A közbeszerzési eljárásokhoz szükséges utasítások biztosítása az ajánlattevők számára, az önkormányzat költségvetéséből finanszírozott közintézmények és közszolgáltatások számára.
- Az értékelő bizottságok kinevezésének javaslata a közbeszerzési ajánlatok értékelésére.
- A jegyzőkönyvek elkészítése és azok aláírásra történő bemutatása az értékelő bizottságnak.
- A pályázók tájékoztatása a közbeszerzési szerződés odaítéléséről, az eljárás megszüntetéséről, illetve az új eljárás esetén történő további lépések megtételéről.
- A közbeszerzési szerződések előkészítése.
- A szerződések kiegészítéséhez és meghosszabbításához szükséges mellékletek elkészítése.
- A nyertes pályázók értesítése a szerződés aláírására vonatkozó határidőről.
- A szerződések felmondására vonatkozó dokumentumok előkészítése.
- A kérelem, panaszok és ellentmondások kezelése a hatáskörök keretein belül.
- A közbeszerzési szerződések alapján végzett munkák ellenőrzése, nyomon követése és a projekt végrehajtásának biztosítása.
Feladatok a közbeszerzési iratok nyilvántartásával kapcsolatban:
- A közbeszerzési iratok és dokumentációk teljes körű archiválása az eljárás során, azok tartalmának és határidejének figyelembevételével.
- Az iratok megőrzése a közbeszerzési szerződések jogi hatályosságának fennállásáig, de legalább öt évig a szerződés lezárása után.
Egyéb feladatok:
- Segítségnyújtás a többi osztály számára a közbeszerzési eljárások lebonyolításában, figyelembe véve az eljárás dokumentációs sajátosságait és a felmerülő problémákat.
- Együttműködés a helyi közintézményekkel, amelyek közbeszerzései az önkormányzati költségvetésből vannak finanszírozva, és amelyeket a helyi tanács hagyott jóvá.
- A kérelmekre és panaszokra adott válaszok időben történő kezelése és ezek heti nyomon követése.
- További feladatok ellátása a vonatkozó jogszabályok, a helyi tanács határozatai vagy a polgármesteri utasítások szerint.
Beruházástervezés és kidolgozás részleg
• A helyi önkormányzati határozatok tervezeteinek és egyéb dokumentumok elkészítése, amelyek a beruházási célok kezelésére és megvalósítására vonatkoznak.
• Szükséges indoklások elkészítése a beruházási célok elindításához.
• Éves közbeszerzési program készítése a szolgáltatások, áruk és munkák beszerzésére a megvalósításra javasolt beruházási célok számára.
• Koncepciós jegyzetek, indoklás/opportunitás és indoklási jegyzetek elkészítése a finanszírozási programokban.
• Munkaköri leírások és tervezési feladatok kidolgozása a munkák és szolgáltatások számára, amelyeket a beruházási célok megvalósításához kell kijelölni.
• A közbeszerzési osztály általi programozás, szerződéskötés és a beruházási programok céljainak megvalósulásának nyomon követése.
• Az engedélyek állapotának folyamatos figyelemmel kísérése, hogy felgyorsítsák a műszaki dokumentációk befejezését, és biztosítsák, hogy a szakági tervezők a lehető leggyorsabban felülvizsgálják a dokumentációkat az engedélyezők kérésének megfelelően.
• A műszaki dokumentációk SF/DALI átadás-átvételének elvégzése és a szakági tervezők által kidolgozott műszaki dokumentációk átvétele a műszaki-szerződési feltételek, tervezési feladatok és a 907/2017. sz. Kormányrendelet előírásainak megfelelően, amely a közpénzekből finanszírozott beruházási célok műszaki-gazdasági dokumentációinak lépéseit és tartalmát szabályozza.